Tugas 1 Komunikasi Bisnis

1.DASAR KOMUNIKASI DAN KOMUNIKASI BISNIS

1.1 Pengertian & cakupan komunikasi

·      Pengertian komunikasi bisnis

Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol - simbol atau sinyal

·      Pengertian menurut para ahli

1. Pengertian komunikasi bisnis menurut porwanto

Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, yang mencakup berbagai macam komunikasi verbal dan non   verbal.

2. Komunikasi bisnis menurut Rosen Baldtt

Komunikasi adalah pertukaran ide- ide opini informasi intruksi dan sejenisnya, yang dikemukakan baik secara personal ataupun non personal melalui simbol atau tanda .

3. Komunikasi bisnis menurut Persing

Komunikasi adalah proses penyampaian arti melalui lambang lambang yang meliputi keseluruhan unsur unsur yang berhubungan proses penyampaian dan penerimaan pesan baik itu dalam tulisan , lisan maupun non verbal yang dilakukan didalam suatu organisasi yang membayar orang yang secara bersama-sama yang memproduksi dan memasarkan barang- barang guna memperoleh keuntungan.

·      Cakupan komunikasi bisnis

Ruang lingkup komunikasi bisnis sedemikian luas dan komplek yang meliputi komunikasi sejak berdirinya perusahaan bahkan sebelumnya hingga pengelolaan bahkan pengembangannya serta dimungkinkan komunikasi pada saat perusahaan di likuiidasi dan berkaitan dengan hal tersebut ruang lingkup komunikasi bisnis dapat diungkapkan sebagai berikut:

1.    Komunikasi pada saat penentuan jenis bisnis (inovasi untuk menentukan jenis bisnis).

2.    Komunikasi pada saat penentuan lokasi, baik dalam pemenuhan syarat-saratnya maupun prosedur untuk memperoleh izin tempat usaha.

3.    Komunikasi pada saat pengadaan prasarana dan sarana yang diperlukan dalam menyelenggarakian bisnis.

4.    Komunikasi pada saat pembentukan organisasi dan manajemen yang akan mengelola perusahaan.

Komunikasi pada saat penentuan pengelolaan bisnis yang meliputi berbagai bidang, seperti:

·               Komunikasi dalam pengelolaan produksi.

·               Komunikasi dalam pengelolaan pemasaran.

·               Komunikasi dalam pengelolaan personalia.

·               Komunikasi dalam pengelolaan keuangan.

·               Komunikasi dalam pengeloaan kantor atau administrasi.

1.2 Unsur-unsur komunikasi

Dalam komunikasi bisnis terdapat unsur-unsur pokok, yaitu:

·       Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.

·       Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lbih yakni komunikatordan komunikan.

·       Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.

·       Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.

·       Meggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.

1.3 Bentuk dasar komunikasi

Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis, yaitu, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.

·                     Komunikasi verbal

Komunikasi verbal (verbal communication) merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) dan lisan (oral). Contohnya adalah membaca majalah, mambaca surat kabar, mempresentasikan makalah dalam suatu acara seminar dan lain-lain. Adapun dalam berkomunikasi secara verbal, dibutuhkan pengungkapan kata-kata yang disusun dalam suatu pola yang berarti, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan, seperti: Berbicara dan Menulis suatu pesan yang sangat penting dan kompleks, sebaiknya disampaikan dengan menggunakan tulisan, seperti surat, memo dan laporan.

·      Komunikasi Nonverbal

Komunikasi nonverbal merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis. Walaupun pada umumnya komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari, seperti memahami dalam penggunaan bahasa isyarat, ekspresi wajah, gerakan tubuh, sandi, simbol-simbol, warna dan intonasi suara. Dalam penyampaiannya, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal itu  memilki arti yang berbeda-beda, seperti dalam komunikasi nonverbal. Pesan yang disampaikan biasanya dilakukan secara spontan tanpa memiliki rencana dan dilakukan secara tidak sadar dan bersifat alami.

Adapun Komunikasi Nonverbal memilki beberapa tujuan yaitu:

·  Menyediakan dan memberikan informasi

·  Mangatur alur suatu percakapan

·  Mengekspresikan emosi

Tentu komunikasi verbal dan non verbal dapat bergabung agar penyampaian sebuah informasi dapat mudah untuk dipahami. Contohnya komunikasi yang dilakukan seorang pemimpin untuk menyuruh bawahannya dimana melalui ucapan dan ekspresi wajah yang tepat akan mempermudah penyampaian maksud dan tujuan yang akan disampaikan sehingga tidak akan terjadi sebuah kekeliruan.

1.4 Bisnis dalam pandangan komunikasi

Dalam konsep dan azas komunikasi modern yang lebih menekankan pada kebutuhan komunikan dan kesiapan dari komunikan dalam proses komunikasi, hal ini lebih penting dari fungsi pesan dan tujuan dari komunikator, ini disebabkan oleh prinsip – prinsip yang lebih modern yang lebih mempertimbangkan dan memperhitungkan pada peluang daripada produksinya. Walaupun konsep permintaan berkaitan dengan konsep permintaan (Anda dapat mempelajari ekonomi mikro), tetapi dalam kenyataan di pasar tidak secara otomatis jika pada saat kelebihan barang dan jasa secara langsungakan membuat pasar menjadi jenuh atau sebaliknya dengan kelangkaan barang dan jasa akan menyebabkan timbulnya suatu peluang pasar, mengapa demikian, hal ini disebabkan oleh:

 Secara realita psikologis suatu kebutuhan dapat diciptakan

.Secara umum selalu timbul permasalahan dimana konsumen – pasar tidak mengetahui informasi dan keberadaa barang dan jasa di pasar, yang disebabkan umumnya kurang baik dan kurang memadai dalam menjalankan strategi komunikasi. Hal ini harus dikembangkan strategi komunikasi yang baik dan efektif ke pasar, yaitu dengan menjalankan promosi, seperti:

·         Kegiatan hubungan antar manusia

·         Kegiatan hubungan masyarakat

2. PERANAN KOMUNIKASI DALAM BISNIS

·    Tujuan dari komunikasi bisnis

 Tujuan Komunikasi Bisnis

1. Tujuan Komunikasi Bisnis Secara Umum :

Komunikasi Bisnis bertujuan untuk mendukung tujuan bisnis agar lebih efektif dan efisien dalam rangka memperbaiki pengelolaan bisnis.

2.Tujuan Komunikasi Bisnis Secara Khusus :

Komunikasi Bisnis bertujuan untuk menciptakan interaksi atau hubungan di dalam perusahaan, hubungan antara perusahaan dengan konsumen, perusahaan dengan lembaga pemerintah, sesama dunia usaha, serta dengan lingkungan sehingga tercipta hubungan yang harmonis yang ditandai oleh tercapainya tujuan bisnis juga semakin meningkatnya pertumbuhan bisnis.

2.2 Umpan balik & bentuknya

Dalam setiap kegiatan komunikasi merupakan kegiatan pengiriman dan penerimaan lambang ataupun keinginan untuk mengubah pendapat orang lain yang merupakan juga suatu usaha untuk mengadakan hubungan sosial. Pada peristiwa lain, seorang pimpinan menegur anak buahnya karena berbuat kesalahan sehingga anak buah tersebut menyesali perbuatannya. Pengarahan dan teguran tersebut disamakan dengan pesan (message),

Sedangkan tepukan tangan dinamakan umpan balik. Antara umpan balik dan pesan terdapat hubungan sebab akibat (causalitas). Pesan (message) itu dapat berbentuk bermacam-macam seperti pidato, pengarahan, intruksi, tugas, perintah, analisis, dll. Pesan dapat juga

berbentuk tulisan, lisan, gambar-gambar dan bahkan demonstrasi atau penghargaan. Sebagaimana pesan maka umpan balikpun dapat berupa tulisan, lisan, peragaan, dsb. Umpan balik yang baik diperlukan syarat-syarat tertentu antara lain :

1. Umpan balik hendaknya jujur,umpan balik yang tidak jujur bersumber pada kebiasaan untuk menyenangkan orang lain.

2. Umpan balik hendaklah tentang sesuatu yang khusus dan jelas buka sesuatu secara umum dan kabur.

3. Umpan balik hendaklah mengenai sesuatu dimana orang yang bersangkutan dapat berbuat apa-apa. Umpan balik tentang sesuatu di mana orang yang bersangkutan tidak dapat berbuat apa-apa adalah umpan balik yang tidak berguna dan malah bisa menimbulkan perasaan mendongkol dan umpan balik hendaklah jangan bersifat penilaian.

·           Bentuknya:

1. External Feedback
Umpan balik yang baik diterima langsung oleh komunikator dari komunikan.

2. Internal Feedback
Umpan balik yang diterima komunikator bukan dari komunikan akan tetapi datang dari pesan itu sendiri atau dari komunikator itu sendri.

3. Direct Feedback atau Immediate Feedback
Umpan balik langsung dalam suatu komunikasi, komunikan menggerakkan salah satu anggota badannya.

4. Indirect Feedback atau Delaiged Feedback
Dalam bentuk surat kepada redaksi surat kabar, penyiar radio, dll. Hal ini umpan balik membutuhkan waktu.

5. Inferential Feedback
Umpan balik yang diterima dalam komunikasi massa yang disimpulkan sendiri ioleh komunikator meskipun secara tidak langsung akan tetapi cukup relevan dengan pesan yang disampaikan.

6. Zero Feedback
Artinya bahwa komunikasi yang disampaikan oleh kemunikator kepada komunikan meskipun komunikan menyampaikan umpan balik tersebut tidak dipahami oleh komunikator.

7. Neutral Feedback
Umpan balik yang netral berarti bahwa informasi yang diterima kembali oleh komunikator tidak relevan dengan pesan yang disampaikan semula.

8. Positive Feedback
Komunikasi yang disampaikan oleh komunikator kepada kemunikan mendapat tanggapan positif, misalnya dengan adanya penerimaan pada pesan yang disampaikan.

9. Negative Feedback
Komunikasi yang disampaikan oleh kemunikator mendapat tantangan dari komunikan.

2.3 Kesalahpahaman dalam komunikasi

·         Missunderstanding (kesalahpahaman) merupakan salah satu kendala komunikasi efektif dan sangat berpeluang menciptakan konflik. Suatu kondisi salah paham biasa dimunculkan ketika suatu informsi yang diterima oleh seseorang memiliki makna atau esensi yang berbeda dari yang dimaksudkan oleh si pemberi atau penyampai informasi. Kesalahpahaman ini banyak sekali bentuknya, mulai dari hal-hal sepele dalam kehidupan sehari-hari, sampai kesalahpahaman oleh kalangan elit politik yang menentukan kehidupan orang banyak.

·         Salah satu bentuk kesalahpahaman yang cukup “parah” adalah cultural misunderstanding, atau kesalahpahaman kultural. Dalam hal ini, budaya dan kebiasaan yang melekat menjadi penghalang terjalinnya komunikasi yang efektif. Misalnya, seorang lelaki Sunda memiliki menantu pemuda Jawa. Saat si menantu akan makan, demi kesopanan dan etika, dia menawari mertuanya. Di Jawa, untuk menawari makan orang yg lebih tua, digunakan kata “dhahar” yang artinya sudah sangat halus. Padahal, jika kata “dhahar” ini digunakan untuk orang Sunda, artinya menjadi sangat kasar, karena orang Sunda menggunakan kata “tuang” untuk kata makan yang paling halus. 

     Rata-rata kesalahpahaman memang terjadi pada komunikasi yang masih dasar, yakni tahapan komunikasi yang menyenangkan. Dalam tapan ini, komunikator dan komunikan merasa masih belum perlu membahas masalah secara detail, sehingga kadang terselip beberapa poin yang menjadi sumber kesalahpahaman. Berbeda dengan tahapan lain, misalnya komunikasi untuk hubungan yg lebih baik, yang walaupun kadang tetap ada yg namanya salah paham, namun sudah dalam jumlah yang minimal.

• Kondisi kesalahpahaman semacam ini umumnya disebabkan karena tingkat kemampuan berkomunikasi yang kurang baik, entah itu dalam hal menyampaikan informasi maupun dalam hal menerima informasi. Disini kemampuan berkomunikasi memegang peranan yang sangat penting. Bagaimanapun juga, kemampuan berkomunikasi seseorang turut menentukan efektif tidaknya hubungan yang dibangun dengan orang lain.
• Ada beberapa cara untuk menghindari kesalahpahaman. Yang paling penting adalah meningkatkan kemampuan berkomunikasi. Kemampuan ini bisa kita tingkatkan dengan, misalnya, banyak membaca koran atau tulisan lain yang memakai tata bahasa efektif dan sistematis. Dengan rutin membaca, kosakata kita akan semakin kaya dan mempermudah untuk menjalin komunikasi. Selain itu, jangan lupa tanyakan kepada lawan bicara hal-hal yang kita belum jelas maksudnya.

2.4 Memperbaiki komunikasi dalam organisasi

Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan, antara lain : persepsi, ketetapan, kredibilitas, pengendalian, dan kecocokan / keserasian. Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut:

·      Membuat satu pesan secara lebih berhati-hati.

·      Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi.

·      Mempermudah upaya umpan balik antara si Pengirim dan si penerima pesan.

3. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Keberhasilan komunikasi di dalam suatu organisasi akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antara-orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya peyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas.

Hasil studi tentang perilaku bisnis di kalangan eksekutif menunjukkan fakta bahwa kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok di antara berbagai faktor personal yang diperlukan untuk mempromosikan menejemen organisasi atau mengatasi konflik menejemen (Boove and Thill, 2002). Keberhasilan komunikasi bisnis juga sangat ditentukan oleh adanya efektivitas dalam komunikasi bisnis. Efektivitas komunikasi bisnis, seperti halnya jenis komunikasi lainnya ditentukan beberapa hal :

1. Persepsi

Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan yang disampaikan dapat diterima komunikan.

2. Keberhasilan Teknologi Informasi dan Komunikasi

Salah satu faktor keberhasilan komunikasi bisnis dalam penggunaan teknologi informasi dan komunikasi yaitu adanya proses integrasi informasi menyangkut ketersediaan komunikasi data yang tepat guna. Ini mencakup beberapa faktor antara lain, pertama, cakupan (range) produk jasa komunikasi data yang dimiliki. Dengan adanya hirarki, jenis, dan besar kecilnya manufaktur mempunyai perbedaan karakteristik sistem informasi yang dibutuhkan sehingga diperlukan jenis layanan komunikasi yang berbeda pula. Kedua, Coverage. Diperlukan provider yang dapat menyediakan layanan di lokasi manapun mengingat lokasi manufaktur yang menyebar dan terkadang di daerah yang terpencil (rural area). Ketiga, unjuk kerja (performansi). Performansi yang tinggi merupakan syarat utama agar komunikasi selalu dapat dilakukan. Keempat, Biaya. Faktor biaya menjadi salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan agar efisiensi tetap dapat ditingkatkan.

Komunikasi berbasis internet

Internet menjadi suatu media komunikasi yang memegang peranan sangat penting dalam perkembangan bisnis, secara garis besar terdapat tiga aktivitas bisnis utama yang dapat dikomunikasikan lewat internet :

·      Membangun Produk.

·      Aktivitas opersional.

·      Pelayanan Jasa.

Berbagai aktivitas bisnis dapat dilakukan melalui internet, beberapa diantaranya adalah sebagai berikut :

• Berbagi data internal.
• Rekruitmen calon pegawai.
• Memperolah partner bisnis, dan pelanggan..
• Media kolaborasi dengan partner bisnis.
• Publikasi perkembangan bisnis.

Komunikasi bisnis berbasis internet, dapat dilakukan dengan berbagai macam cara, yaitu :

• Menggunakan e-mail
• Diskusi melalui Milist (mailing list)
• Membuat suatu group/komunitas
• Melalui video konferensi

3. Ketepatan

Komunikan atau audience memiliki kerangka pikir. Agar komunikasi yang dilakukan tepat sasaran, komunikator perlu mengekspresikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka pikir komunikan.

4. Kredibilitas

Dalam berkomunikasi komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa komunikan dapat dipercaya. Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari komunikan.

5. Pengendalian

Dalam komunikasi, komunikan memberika reaksa/umpan balik/feedback terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan oleh komunikator sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan.

6. Kecocokan

Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan dengan komunikan.

Pendapat lain mengatakan bahwa agar komunikas berjalan secara efektif dan efisien maka ada 3 hal yang sangat penting yaitu :
1. Mampu membuat pesan dipahami.
2. Harus memahami pesan yang diharapkan yang dikirim kepada anda.
3. Kendali atas proses komunikasi harus diterapkan.

Selain itu agar dapat melakukan komunikasi bisnis yang efektif, seorang komunikan harus memiliki 3 kemampuan (skill), yaitu :

1. Empati,
2. Pembicara yang sederajat,
3. Proyeksi atau menciptakan dampak.

Dengan demikian apabila komunikasi bisnis berjalan secara efektif di suatu perusahaan akan dapat menghasilkan beberapa hal sebagai berikut :

• Mempercepat Penyelesaian Masalah.
• Memperkuat Pengambilan Keputusan.
• Meningkatkan Profesionalisme.

3.1 Pola komunikasi bisnis

Pada dasarnya, komunikasi berasal dari bahasa Latin yaitu cum, sebuah kata depan yang artinya dengan, atau bersama dengan, dan kata units, sebuah kata bilangan yang berarti satu.Dua kata tersebut membentuk kata Benda communio, yang dalam bahasa Inggris disebut dengan communion, yang berarti kebersamaan, persatuan, persekutuan gabungan, pergaulan, atau hubungan. Karena untuk bercommunio diperlukan adanya usaha dan kerja, maka kata itu dibuat kata kerja communicate yang berarti membagi sesuatu dengan sese orang, tukar menukar, membicarakan sesuatu dengan orang, memberitahukan sesuatu kepada seseorang, bercakap-cakap, bertukar pikiran, berhubungan, berteman.Secara umum, pola komunikasi (patterns of communications) dapat dibedakan menjadi dua saluran (Purwanto, 2006 : 40 – 45), yaitu:

1. Saluran Komunikasi Formal

Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola yaitu:

a. Komunikasi dari atas ke bawah

Komunikasi dari atas ke bawah (top-down) atau merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupaka penyampaian pesan yang dapat berentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya.

b. Komunikasi dari bawah ke atas

Komunikasi dari bawah ke atas (buttom-up communication) berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.

c. Komunikasi Horizontal

Komunikasi horizontal (horizontal communication) atau sering disebut dengan komunikasi lateral (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi.

d. Komunikasi Diagonal

Komunikasi diagonal (diagonal communication) melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) orgnisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manajer pemasaran dengan bagian pabrik, antara manajer produksi dengan bagian promosi, antara manajer produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.

3.2 Mengelola komunikasi bisnis

 Menangani pesan-pesan yang bersifat rutin:

a. Mengurangi jumlah pesan

Ø     Manajer perlu menentukan skala prioritas pesan.

Ø     Satu halaman surat butuh sumber uang / bahan, waktu dan tenaga

Ø     Berapa biaya meng-edit, mencatat, mengetik dan mengirimkan surat?

Ø     Sepucuk surat merupakan investasi berharga

Ø     Pertimbangan organisasi

Ø     Berapa lama sebuah pesan dapat diselesaikan?

  b. Instruksi yang jelas

·            Manajer mempunyai tanggung jawab khusus untuk membuat setiap  orang dalam organisasi tahu apa yang harus dilakukan.

·            Komunikator dalam organisasi sudah seharusnya memahami kebutuhan dan tujuan organisasi secara keseluruhan

   c. Mendelegasikan tanggung jawab

Tujuan organisasi bisa tercapai bila manajer mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan yang dibebankan kepada mereka.

·  Manajer harus bisa mendelegasikan pekerjaan komunikasi kepada bawahannya

d. Melatih petugas

·       Komunikator yang baik akan selalu melakukan latihan-latihan yang

teratur dan terencana dengan baik.

·       Organisasi dianjurkan untuk memberikan pelatihan bagi komunikator.

·       Komunikator perlu meningkatkan dan memperlancar kemampuan berbahasa dan ketrampilan presentasinya.

+ Menangani krisis komunikasi

Ø  Semakin besar tantangan atau risiko yang harus dihadapi, semakin tinggi tingkat kemampuan atau ketrampilan yang dibutuhkan.

Ø  Cara penanganan krisis disuatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan yang lain.

Ø  Krisis komunikasi dalam perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan.

Ø  Penanganan Krisis Kominikasi

Dua falsafah dalam krisis komunikasi:

Ø  Bersikap diam

Ø  Katakan apa yang terjadi dan segera

Beberapa hal yang dapat dilakukan dalam krisis komunikasi:

Ø  Siapkan tim yang trampil dan cekatan dalam penanganan krisis

Ø  Manajemen puncak harus segera bertindak

Ø  Ciptakan pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang baik

Meningkatkan Keterampilan Komunikasi:

Ø  Bila kita mengetahui dinamika komunikasi, kita dapat membaca secara akurat apa yang terjadi dalam organisasi.

Ø  Keterampilan komunikasi, kemampuan membaca, menulis, mendengar dan berbicara sangat penting untuk dipelajari.

·         Berdiskusi

·         Presentasi

·         Menulis surat, memo dan laporan

3.3 Masalah komunikasi dalam organisasi

Ø  Struktur komunikasi yang buruk

– Penyampaian yang lemah

– Penggunaan media yang salah

– Pesan yang campur aduk

– Salah audience

– Lingkungan yang menganggu

Ø  Struktur komunikasi yang baik mengikuti pola:

– Pembukaan

– Isi

– Penutup

Ø  Penyampaian yang lemah

Tidak terlalu masalah apakah pesan komunikasi Anda penting atau impresif, jika Anda menyampaikannya tanpa ‘tonjokan’, Anda tidak bisa meyakinkan orang sesuai yang Anda harapkan. Lebih dari itu, jika ‘tonjokan’ Anda sudah telak pun, tetaplah pesan Anda perlu waktu untuk punya efek. Pesan Anda harus bertenaga. Pesan Anda tidak boleh seperti lawakan yang tidak lucu.

Janganlah Anda campuradukkan antara penyajian dengan penyajinya. Penyajinya mungkin pemalu, tapi jika pesannya bisa menonjok, maka audience akan bergantung pada setiap kata yang keluar dari mulutnya. Jadi, tidak usah ragu tentang siapa diri Anda. Khawatirlah tentang pesan Anda. ‘Menonjok’kah, atau hanya sekedar ‘mengelus-elus’ saja.

Ø  Pesan yang Campur Aduk

Jika pesan Anda campur aduk, maka Anda tidak merengkuh audience, melainkan mengasingkan mereka ke sebuah pulau terpencil di kutub selatan sana.

Berhati-hatilah Anda dengan dua hal ini:

1. Menggunakan jargon yang mungkin dikenal, tapi sulit dicerna dan dipahami.

2. Mencoba menghemat waktu dan kertas dengan menjejalkan lebih dari satu pesan menjadi pesan tunggal.

Ø  LINGKUNGAN YANG MENGGANGGU

Lingkungan yang mengganggu jelas kendala komunikasi bisnis buat Anda. Suara nada sambung handphone saat Anda bicara adalah contohnya. Apapun bentuknya, gangguan dari lingkungan akan membuat bicara Anda tidak bisa optimal didengar.

Beberapa hal ini perlu Anda perhatikan:

– Suara Anda tidak terlalu keras

– Banyak audience yang mengobrol saat Anda bicara

– Suara dari ruangan sebelah

– Bunyi handphone dari kantong audience

– AC ruangan terlalu dingin atau bahkan tidak menyala

– Maaf, ada yang kentut di dalam ruangan yang tertutup

Contoh kasus :

PT Golden Castle , bergerak dalam bidang konveksi atau textil, mengalami permasalahan antara perusahaan dengan karyawan. Permasalahan ini terjadi yang disebabkan oleh adanya miss communication antara atasan dengan karyawannya. Adanya perubahan kebijakan dalam perusahaan

Mengenai penghitungan gaji atau upah kerja karyawan, namun pihak perusahaan belum memberitahukan para karyawan, sehingga karyawan merasa diperlakukan semena-mena oleh pihak perusahaan. Para karyawan mengambil tindakan yaitu dengan mendemo perusahaan, Namun tindakan ini berujung pada PHKbesar-besaran yang dilakukan oleh perusahaan.

Perusahaan manapun pasti pernah mengalami permasalahan internal. Mulai dari tingkat individu, kelompok, sampai unit. .Mulai dari derajat dan lingkup permasalahan yang kecil sampai yang besar. Yang relatif kecil seperti masalah adu mulut tentang pribadi antarkaryawan, sampai yang relatif besar seperti beda pandangan tentang strategi bisnis di kalangan manajemen.

Contoh lainnya dari permasalahan yang relatif besar yakni antara karyawan dan manajemen. Secara kasat mata kita bisa ikuti berita sehari-hari di berbagai media. Disitu tampak permasalahan dalam bentuk demonstrasi dan pemogokan. Apakah hal itu karena tuntutan besarnya kompensasi, kesejahteraan, keadilan promosi karir, ataukah karena tuntutan hak asasi manusia karyawan.

Penjelasan kasus :

Didalam hubungan komunikasi di suatu lingkungan kerja atau perusahaan antara individu akan sering terjadi. Permasalahan yang sering terjadi biasanya adalah karena masalah kominikasi yang kurang baik. Sehingga cara mengatasi masalah dalam perusahaan harus benar-benar dipahami management inti dari perusahaan, untuk meminimalisir dampak yang timbul. Permasalahan atau konflik yang terjadi antara karyawan atau karyawan dengan atasan yang terjadi karena masalah komunikasi harus di antisipasi dengan baik dan dengan system yang terstruktur. Karena jika masalah komunikasi antara atasan dan bawahan terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya

mogok kerja, bahkan demo.

Sehingga untuk mensiasati masalah ini bias dilakukan dengan berbagai cara :

·           Membentuk suatu system informasi yang terstruktur, agar tidak terjadi kesalahan dalam komunikasi. Misalnya, dengan membuat papan pengumungan atau pengumuman melalui loudspeaker.

·           Buat komunikasi dua arah antara atasan dan bawahan menjadi lancer dan harmonis, misalnya dengan membuat rapat rutin, karena dengan komunikasi yang dua arah dan intens akan mengurangi masalah di lapangan.

·           Beri pelatihan dalam hal komunikasi kepada atasan dan karyawan, pelatihan akan memberikan pengetahuan dan ilmu baru bagi setiap individu dalam organisasi dan meminimalkan masalah dalam hal komunikasi Biasanya masalah timbul karena lingkungan yang kurang kondusif di suatu perusahaan. Misalnya, kondisi cahaya yang kurang, atau sirkulasi yang kurang baik, dan temperature ruangan yang tinggi sangat mungkin untuk meningkatkan emosi seseorang, jadi kondisi dari lingkungan juga harus di perhatikan.

REFERENSI

http://ula-silvi.blogspot.co.id/2012/06/pengertian-komunikasi-bisnis.html.

https://medinadenis.wordpress.com/2015/03/17/softskill-dasar-komunikasi-dan-komunikasi-bisnis/

http://tikadwityastuti.blogspot.co.id/2015/04/peranan-komunikasi-dalam-dunia-bisnis.html

http://hazellsqandinavy.wordpess.com/2012/03/09/beberapa-kasus-dalam-perusahaan     

https://ekoriyadi384.blogspot.in/2013/12/konflik-dalam-perusahaan.html?m=1