TUGAS 3 KOMUNIKASI BISNIS

                                 TUGAS KOMUNIKASI BISNIS

 

                    

Nama kelompok :

·          Indri cahya mailani putri

·          Hendrika manggung

·          Lisa arliana

·          Maria aurelia bere

·          Marizka Dwi cahyani

·          Marlina siti priyati

·          Riris yunita sinaga

                                                                                            

 

   JURUSAN MANAJEMEN KEUANGAN

  UNIVERSITAS GUNADARMA

    DEPOK

     2016

 

I.              PERENCANAAN LAPORAN BISNIS

A. Pengertian dan Jenis laporan bisnis

Laporan  bisnis  ialah  setiap  dokumen  faktual  yang  menyatakan tujuan perusahaan merupakan sarana manajerial  untuk menginformasikan atau memberikan kontribusi  pada pengambilan keputusan harus bersifat akurat, lengkap dan obyektif. Suatu laporan dapat berbentuk tertulis ataupun lisan ataupun keduanya (lisan dan tertulis). Laporan tertulis biasanya mendahului penyajian secara lisan yang didasarkan pada dokumen tertulis. 

Laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut :

1.      Laporan menurut Fungsinya

Jenis laporan menurut fungsinya terdiri Laporan Informasional dan Laporan Analitis.

a) Laporan informasional adalah laporan yang bersifat memberi informasi, menyajikan fakta – tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa memberi rekomendasi.

b) Laporan analitis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan mengintrepertasikannya, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi. Beberapa contoh dari jenis ini adalah laporan kemajuan pekerjaan, laporan rekomendasi, proposal, dan sebagainya. 

2.     Laporan menurut Subjeknya

 Laporan menurut subjeknya adalah laporan yang didasarkan menurut departemen atau unit tempat laporan itu diperoleh. Contoh-contohnya adalah laporan akuntansi, laporan personalia, laporan produksi dan sebagainya. 

3.   Laporan menurut Formalitasnya

           

         Laporan jenis ini dapat dibedakan atas laporan formal atau laporan laporan panjang (pada umumnya lebih dari 10 halaman) dan laporan nonformal atau laporan singkat. 

4.   Laporan menurut Keasliannya

            Laporan yang terdiri dari laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, dan laporan publik.

a)    Laporan otoritas yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain.

b)    Laporan sukarela disusun atas inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri.

c)    Laporan swasta adalah laporan yang dibuat oleh organisasi/perusahaan swasta.

d)   Laporan publik disusun oleh lembaga/organisasi pemerintah atau lembag yang dibiayai oleh negara. 

5.   Laporan menurut Frekuensinya

            Laporan menurut frekuensinya terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan.

6.    Laporan menurut Jenisnya

            Laporan jenis terdiri dari laporan memorandum, laporan surat, laporan dalam bentuk cetakan, dan laporan panjang (laporan formal).

7.   Laporan menurut Kegiatan Projek

              Laporan macam ini terdiri atas laporan pendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir. 

8.  Laporan menurut Pelaksanaan Pertemuan

            Yang termasuk ke dalam laporan jenis ini adalah agenda, resolusi, notulen, dan laporan pertemuan.

Ø Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri dari jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam mempersiapkan peserta.

Ø Resolusi merupakan laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan.

Ø Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan.

Ø Laporan pertemuan merupakan laporan resmi yang mencakup bahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konfrensi penting.

B. Bagian pokok dalam laporan bisnis

I.       Pendahuluan

    Dalam bagian pendahuluan ada 10 hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:

1.   Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan;

2.   Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang  akan dibahas dalam laporan bisnis;

3.  Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;

4.  Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;

5.  Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis;

6.   Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;

7. Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;

8.  Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan.

9.  Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.

10. Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia. 

         Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.

    II.     Isi Laporan 

          Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan. 

                                             

     III.   Penutup 

          Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi.

Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:

a. Rangkuman

b. Kesimpulan

c. Rekomendasi

d. Rencana Tindakan

C.  Pengorganisasian isi dalam laporan bisnis

           

Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis, yakni cara deduksi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak langsung). 

1.  Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci.

2.   Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta- fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan, dan rekomendasi. 

D.  Penulisan laporan singkat

Ø Karakteristik Laporan Singkat

       Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman. 

Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, antara lain : 

1. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.

2. Grafik untuk lebih menekankan tulisan.

3. Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.

4. Format memo atau surat.

Ø Perencanaan Laporan Singkat

          Dalam merencanakan suatu laporan singkat, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain audience, tujuan, dan subjek laporan. Masing-masing elemen akan mempengaruhi format dan panjang, gaya, serta organisasi suatu laporan.

            Ada beberapa format laporan yang dapat dipilih oleh penulis, antara lain :

1.     Preprinted

Bentuk sebelum dicetak pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong. Kebanyakan laporan preprinted relatif pendek, sekitar lima atau kurang dari lima halaman, dan berkaitan dengan informasi rutin. Contohnya adalah laporan otoritas.

2.     Surat

Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat, dan dilengkapi dengan judul, catatan kaki, table, dan gambar.

3.     Memo

Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihak intern suatu organisasi. Memo mencakup beberapa hal berkut : tanggal, kepada, dari, dan subjek.

4.     Manuskrip

Laporan ini terdiri atas beberapa halaman sampai ratusan halaman yang memerlukan pendekatan formal. Karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih banyak komponen baik sebelum teks (prefatory parts) maupun setelah teks (supplementary parts).

E.  Membuat laporan bisnis yang baik

      

1. Akurat

Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :

a. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
b. Laporkan semua fakta yang relevan.
c. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
d. Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.
e. Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.
f. Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.

2. Keputusan yang Baik

Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :

a. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
b. Melihat fakta-fakta yang tersedia.
c. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
d. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
e. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.

3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif 

Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.

a. Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?
b. Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?
c. Kapan suatu laporan dibuat?
d. Ke mana laporan akan dikirim?
e. Mengapa suatu laporan dibuat?
f. Bagaimana sikap pembaca?

II.      PRESENTASI BISNIS

A. Persiapan Dasar Presentasi Bisnis

a.      Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan.

Penguasaan terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salah satu syarat penting agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat mencapai sasaran. Ketidakpastian terhadap materi yang akan dipresentasikan bukan saja menghambat penyampaian pesan kepada audiens, tetapi juga akan memberikan citra ( image ) yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan. Oleh karena itu, kuasailah materi tersebut dengan baik sebelum melakukan presentasi di hadapan audiens.

b.      Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik

Di samping penguasaan materi yang akan dipresentasikan dengan baik, maka berikutnya adalah bagaimana seorang pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu presntasi bisnis demi pencapaian tujuan yang dikehendaki.

Berbagai alat batu presentasi bisnis yang dapat digunakan antara lain: white board, spidol, overhead projector ( OHP ), transparasi, slide, komputer, bagan, flip chart, video camera, tape, televisi, VCR, dan LCD Projector.

c.   Menganalisis siapa audiens  ( Who, What, Where, When, Why, How )

Agar tujuan presentasi bisnis dapat tercapai dengan baik, maka seorang pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Melalui pendekatan bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti: apa, siapa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana, maka seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi tentang siapa sebenarnya audiens yang dimaksud, sehingga seorang pembicara dapat melakukan berbagai persiapan antisifatif.

d.      Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi

Agar presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat mencapai tujuan, maka seorang pembicara perlu mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat di mana seseorang akan melakukan presentasi bisnis.

B. Penggunaan Alat Bantu dalam Presentasi

a.  Papan tulis hitam dan putih (blacboard & whiteboard)

Merupakan salah satu alat bantu presentasi yang sudah cukup lama, dan kini alat  bantu tsb relatif jarang digunakan. Sarana ini cocok untuk kegiatan seperti lokakarya, briefing, rapat maupun diskusi

b.   Flip Charts

adalah sebuah papan yg dilengkapi dgn lembaran-lembaran kertas berukuran  penuh. Apabila lembar kertas sudah penuh, maka dpt dimembuka lembar kosong selanjutnya atau menyobeknya.

c.  Transparansi overhead project

nampaknya merupakan alat bantu presentasi yang cukup populer bagi para  pembicara. Diberbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia dan kanada. Dengan semakin meluasnya teknologi komputer, maka semakin banyak yg dapat memanfaatkan kemampuan komputer untuk membuat tampilan grafik, gambar, bagan dsb.

d.  Papan tulis elektronik

Papan tulis elekronik memiliki motor elektronik untuk menggulung layar sehingga muncul bagian bersih yang baru dan seterusnya

e.  Video cassete recorder (vcr)

Video cassete recorder (perekam kaset video) dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan persentase bisnis . anda dapat merekam berbagai program  pelatihan atau kegiatan kegiatan tertentu sebagai bahan study kasus dalam format kaset video . kaset video memiliki tiga macam format yaitu : PAL, NTSC, SECAM

f.   PANEL LCD

Panel liquid crystal display (LCD) memiliki kesamaan dengan layar komputer  jenis laptop yakni transparan , untuk dapat beroperasi layar LCD dihubungkan dengan port monitor bagian belakang komputer yang bertindak seperti layar komputer dan bertindak seperti layar komputer biasa yang menayangkan data atau gambar.

g.  Proyektor LCD

Proyektor LCD (liquid crystal display) merupakan salah satu alat bantu persentasi yang banyak di gunakan oleh organisasi atau lembaga bisnis maupun non bisnis . dalam perkembangannya , proyektor LCD dari waktu ke waktu mengalami  perkembangan yang semakin baik . perkembangannya dapat dilihat dari produk atau tau tampilan produk yang semakin menarik dan ramping. Proyektor LCD ini baru dapat berfungsi dengan baik apabila dihubungkan dengan Personal Computer (PC) baik dalam bentuk komputer jinjing (portabel computer) maupun komputer meja (desktop komputer)

C. Menganalisa Audiens

Dalam menganalisis audiens seorang pembicaraan harus mampu menjawab enam  pertanyaan mendasar berikut ini :

1.      Siapa audiensnya?

Analisis audiens ini berkaitan dengan kepada siapa seseorang itu berbicara.

2.      Apa yang diinginkan audiens?

Agar penyampaian pesan-pesan bisnis sesuai seperti yang diharapkan, pembicara yang baik perlu mengetahui apa yang diinginkan oleh audiens.

3.      Dimana melakukan persentasi?

Bagi pembicara, pemahaman terhadap tempat persentasi dilakukan sangat penting.

4.      Kapan melakukan persentasi?

Seorang pembicara perlu memperhatikan secara seksama kapan melakukan  persentasi bisnis (rincian mengenai tanggal,bulan hari,dan jam berapa).

5.      Mengapa melakukan persentasi?

Sebelum melakukan persentasi bisnis,seorang pembicara harus mampu menjawab  pertanyaan mengapa harus melakukan persentasi bisnis.

6.      Bagaimana meakukan persentasi?

Seorang pembicara yang satu dengan pembicara yang lain tentunya memiliki strategi persentasi bisnis yang berbeda-beda.

III. PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN PESAN BISNIS

A. PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE
 Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara :

1.       Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada. Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini karena dengan adanya outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator. Susunan suatu outline secra garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, antara lain :

 a. Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal yaitu : keinginan terhadap audiens untuk melakukan dan memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus melakukan dan memikirkannya.

b. Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok.

 c. Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik.

2.       Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Setelah mengelompokkan ide-ide, langlah selanjutnya adalah menentukan urutan-urutan terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana organisasional, melalui dua pendekatan yaitu :

a. Pendekatan Langsung (direct approach), sering disebut juga dengan pendekatan deduktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Biasanya reaksi dari audiens akan positif dan menyenangkan jika menggunakan pendekatan ini.

 b. Pendekatan Tidak Langsung (indirect approach), atau sering disebut dengan pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian baru diikuti dengan ide pokok. Biasanya audiens akan merespon negatif dan tidak menyenangkan. Setelah menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam diri audiens serta telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, maka tahap selanjutnya adalah menentukan jenih pesan yang akan dibuat atau disampaikan. Secara garis besar jenis pesan yang dapat di sampaikan meliputi permintaan langsung (direct request), pesan-pesan rutin, good news atau goodwill, pesan-pesan bad news dan pesan-pesan persuasif.

B.  Pemilihan Kata Yang Tepat

Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1.    Pilihlah kata yang sudah familiar

Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.

2.    Pilihlah kata-kata yang singkat

Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

3.    Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.

C. Membuat Kalimat Yang Efektif.

Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.

1.    Tiga jenis kalimat

a)    Kalimat Sederhana

Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.

b)    Kalimat Majemuk

Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.

c)    Kalimat kompleks

Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.

2.    Cara mengembangkan paragraf

Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:

a).   Ilustrasi

Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.

b).   Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)

Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.

c.    Pembahasan Sebab-Akibat

Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

d.    Klasifikasi

Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.

e.    Pembahasan Pemecahan Masalah

Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi

Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.

IV.           KOMUNIKASI LISAN & NEGOSIASI

A. Komunikasi lisan dalam rapat
Dibawah ini ada beberapa pengertian rapat dari beberapa sumber, Namun pada dasarnya memiliki makna yang sama, Antara lain :
1. Rapat adalah pertemuan atau. Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama
2. Rapat (pengertian luas) rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan, yang melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting.聽
3. Rapat (pengertian sempit) rapat dapat berupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana. Dalam Sub bab ini hal-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis.
4. Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok resmi yang bersifat tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
5. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
6. Rapat merupakan media yang dapat dipakai unttuk pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.
Macam-Macam Rapat
Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya.

1. Menurut tujuannya, rapat dapat dibedakan menjadi :
a) Rapat penjelasan, ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para
anggota, tentang kebijakan yang diambil oleh pimpinan organisasi, tentang prosedur kerja atau
tata-cara kerja baru, untuk mendapat keseragaman kerja.
b) Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang
sedang dihadapi. Suatu masalah dikatakan sebagai problem solving apabila masalah itu
pemecahannya berhubungan dengan masalah-masalah lain, saling mengait. Masalah itu demikian
sulitnya, demikian ruwetnya karena keputusan yang akan diambil akan mempunyai pengaruh atau
akibat terhadap masalah yang lain.
c) Rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan,
mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan kedua belah pihak.

2. Menurut sifatnya rapat dibedakan menjadi :
a) Rapat Formal, yaitu rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut
ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.
b) Rapat Informal, yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan suatu perencanaan formal, dan
dapat terjadi setiap saat, kapan saja, dimana saja, dengan siapa saja. Rapat informal dapat juga
terjadi secara kebetulan, dimana para pesertanya bertemu secara kebetulan, dan kemudian
membicarakan suatu masalah yang mempunyai kepentingan bersama.
c) Rapat Terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh setiap anggota. Materi yang dibahas bukan
masalah yang bersifat rahasia.
d) Rapat Tertutup, yaitu rapat yang hanya dihadiri oleh peserta tertentu, dan biasanya yang
dibahas menyangkut masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.

3. Menurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan menjadi :
a) Rapat mingguan, yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu. Membahas masalah-masalah
yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing manajer.
b) Rapat bulanan, rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap akhir bulan, untuk membahas hal-hal
atau peristiwa yang terjadi pada bulan yang lalu. Misalnya, membahas rugi laba bulan yanglalu.
c) Rapat semesteran, yaitu rapat yang diadakan sekali setiap semester [enam bulan], yang
bertujuan untuk mengadakan evaluasi hasil kerja sama enam bulan yang lalu, dan mengambil
langkah-langkah selanjutnya, jangka waktu enam bulan berikutnya.
d) Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setahun misalnya, rapat Dewan Komisaris,
rapat umum pemegang saham.

4. Menurut frekuensinya, dapat dibedakan menjadi :
a) Rapat rutin, rapat yang sudah ditentukan waktunya [mingguan, bulanan, tahunan]
b) Rapat insidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung pada masalah yangdihadapi.

 Biasanya rapat diadakan apabila masalah yang dihadapi itu merupakan masalah yangsangat urgen, yang harus segera dipecahkan.Selain kita mengenal berbagai macam rapat seperti yang telah diutarakan di atas, kita masih mengenal
satu jenis rapat yaitu yang dinamakan rapat kerja. Istilah-istilah lain yang mempunyai pengertian yang sama, ialah rapat dinas, musyawarh kerja.

     Dalam pertemuan dan rapat seluruh peserta harus menyadari posisinya dalam forum itu. Tiap peserta hendaknya :
• Mampu berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab
• Mampu berperan sebagai komunikator yang baik tapi tidak memonopoli pembicaraan
• Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional
• Mampu mengendalikan diri Setelah rapat berhasil membuat keputusan dan menyusun kesimpulan maka hasil tersebut harus di komunikasikan kepada peserta dan hasil dari rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

B.            Komunikasi Lisan dalam Wawancara

Wawancara pada dasarnya adalah obrolan biasa, hanya saja dengan topik tertentu, dan ada pihak yang lebih dominan bertanya (pewawancara) dan pihak lain dominan menjawab, menjelaskan, atau memberi informasi (narasumber). Setiap pengumpulan data kualitatif hampir selalu membutuhkan wawancara dengan sumber informasi, misalnya saksi mata, pelaku dsb. Wawancara adalah salah satu teknik meliput, selain terjun langsung ke lapangan atau tempat kejadian peristiwa dan studi literatur atau studi kepustakaan.

Etika dalam wawancara di antaranya:

(1) sebutkan/perkenalkan identitas diri

(2) jelaskan tujuan wawancara

(3) datang tepat waktu, konfirmasi bila terlambat

(4) menghormati permintaan responden, buat secara tertulis.

   Sikap dalam wawancara yang perlu diperhatikan:

§ Fokus pada lawan bicara dan focus pada pembicaraan.

§ Tidak boleh memotong pembicaraan.

§ Gunakan volume suara yang baik (berbicara tidak terlalu keras).

§ Jangan menyakiti hati responden.

§ Ucapkan terima kasih.

C.  Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi

  Negosiasi diartikan sebagai proses yang melibatkan upaya seseorang untuk merubah atau tidak merubah sikap dan perilaku orang lain. Sedangkan pengertian yang lebih terinci menunjukkan bahwa negosiasi merupakan proses untuk mencapai kesepakatan yang menyangkut kepentingan timabal balik dari pihak-pihak dengan sikap, dan kepentingan-kepentingan yang berbeda satu sama lain. Negosiasi, baik yang dilakukan oleh seorang pribadi dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi antara kelompok dengan kelompok senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar belakang berbeda dalam hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan pola perilaku. Pada hakikatnya negosiasi perlu dilihat dari konteks antar budaya dari pihak yang mela-kukan negosiasi, dalam artian perlu komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar belakng, pola pemikiran, dan karakteristik masing-masing.

Agar dalam berkomunikasi lebih efektif dan mengena sasaran dalam negosiasi bisnis harus dilaksanakan dengan melalui beberapa tahap yakni:

1.      Fact-finding, mengumpulkan fakta-fakta atau data yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebelum melakukan negosiasi.

2.      Planning/rencana, sebelum bernegosiasi/berbicara susunlah dalam garis besar pesan yang hendak disampaikan. Berdasarkan kerangka topik yang hendak dibicarakan rincilah hasil yang diharapkan akan teraih

3.      Penyampaian, lakukan negosiasi/sampaikan pesan dalam bahasa lawan/si penerima. Pilihlah kata-kata yang mencerminkan citra yang spesifik dan nyata. Hindari timbulnya makna ganda terhadap kata yang disampaikan.

4.      Umpan balik, negosiator harus menguasai bahasa tubuh pihak lawan. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara. Amati isyarat prilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala dan disampaikan dengan yang ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.

5.      Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan berkomunikasi/negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi, atau perlu menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.

   

    Kalau terjadi adu pendapat antara negosiator dengan pihak lawan maka timbul dorongan untuk menang. Keinginan untuk menang di satu sisi dengan mengabaikan kekalahan dipihak lainnya, biasanya sulit tercapai. Untuk itu digunakan strategi menang-menang (win-win solution). Artinya ada sebagian keinginan kita yang dikorbankan dengan mengharapkan pihak lawan juga akan mengorbankan hal yang sama, sehingga kesepakatan di antara kedua belah pihak dapat tercapai.

V.       KOMUNIKASI DALAM TULISAN

A.  Penulisan Kabar atau Berita

  Dasar penulisan berita, setelah mengumpulkan informasi, fakta mengenai suatu kejadian haruslah dapat menjawab pertanyaan siapa, apa, bilamana, di mana, kenapa, bagaimana, (dalam bahasa inggris 5W + 1H = Who, What, When, Where, Why, How). Unsur berita yang paling kuat ditulis sebagai pembukaan (lead, teras, intro). Aspek peristiwa terpenting itu disebut juga point of maximal interest (titik perhatian maksimal – TPM)

B.        Penulisan Pesan-Pesan Persuasif

  Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju.

C.        Korespondensi (Surat Menyurat)

Surat merupakan sarana komunikasi tertulis disampaikan oleh suatu pihak kepada pihak lain. Dalam perkembangannya, seseorang dapat menulis surat dengan secarik kertas, namun dapat juga dengan menggunakan sarana komputer yang sudah dilengkapi dengan modem, yaitu surat elektronik.

Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat dapat dikelompokkan ke dalam tiga jenis, yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat bisnis. Surat pribadi umumnya tidak memiliki suatu standar penulisan yang baku. Sedangkan surat dinas dan surat bisnis, umumnya harus mengikuti kaidah-kaidah bahasa. Sehingga kita tidak boleh membuat surat dinas dan surat bisnis menurut selera sendiri-sendiri. Bagian-bagian penting dalam surat, biasanya mencakup kepala surat, tanggal, nomor, lampiran, hal, alamat yang dituju, salam pembuka, paragraph pembuka, paragraph isi, paragraph penutup, salam penutup, tanda tangan, nama terang, tembusan, dan inisial.

    Sedangkan bentuk surat dapat dibedakan ke dalam (1) bentuk lurus penuh, (2) bentuk setengah lurus, (3) bentuk lurus, (4) bentuk bertekuk, dan (5) bentuk paragraph menggantung.

    Secara umum, bahasa yang digunakan dalam dunia korespondensi mencakup tiga hal yaitu, (1) pilihlah kata-kata yang sudah dikenal, (2) kata-kata yang lazim, dan (3) pilihlah kata-kata secara cermat.

Daftar pustaka

http://vitaloka09.blogspot.co.id/2015/04/viii-perencanaan-laporan-bisnis.html

http://fajarhidayat14.blogspot.com/2013/04/persiapan-presentasi.html

http://www.academia.edu/9420401/MAKALAH_KOMUNIKASI_BISNIS_PRESENTASI_BISNIS

http://www.academia.edu/9420401/MAKALAH_KOMUNIKASI_BISNIS_PRESENTASI_BISNIS

http://fitrikanabilaharjanti.blogspot.co.id/2015/05/9-presentasi-bisnis.html

http://wijayahery.blogspot.com/2011/03/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis.html

http://blogserbabis.blogspot.com/2014/04/makalah-revisi-pesan-pesan-bisnis.html

http://whulan-ulan.blogspot.co.id/2011/04/komunikasi-dalam-pertemuan-dan-rapat.html

http://sarahsungkar.blogspot.co.id/2016/05/komunikasi-lisan-dan-negosiasi.html

Nawangsari, Sri. (1997). Komunikasi Bisnis. Jakarta: Gunadarma.

Yuliantri, R. A., M.Pd. (n.d.). Etika dan Komunikasi Wawancara. Retrieved May 11, 2016, from https://www.google.co.id/urlsa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwiRw5L4p9LMAhVFHJQKHbxbDogQFggiMAE&url=http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Rhoma%20Dwi%20Aria%20Yuliantri,%20S.Pd.,%20M.Pd./Etika%20dan%20Komunikasi%20Wawancara.pdf&usg=AFQjCNE0VTrtKdAo1RhDQvxkYZE6uyi2rQ&sig2=5iQm79N-PjyMgN9Sig3oIw

Ristianti, N. S. (n.d.). Wawancara dan Penggalian Informasi secara Lisan. Retrieved May 11, 2016, from http://www.academia.edu/9457366/kuliah_teknik_komunikasi_wawancara

Anom, Erman., MM. (n.d.). Komunikasi dalam Negosiasi Bisnis. Retrieved May 11, 2016, from http://www.esaunggul.ac.id/article/komunikasi-dalam-negosiasi-bisnis/